Vorfallsdokumentation für eine Videoüberwachung durch eine bayerische
öffentliche Stelle (Art. 24 Bayerisches Datenschutzgesetz – BayDSG)
Ausfüllhinweise
Für Errichtung und Betrieb einer Videoüberwachungsanlage im Anwendungsbereich von Art. 24 BayDSG ist regelmäßig eine Vorfallsdokumentation erforderlich. Die Vorfallsdokumentation belegt die Sachverhalte, auf deren Grundlage die von Art. 24 Abs. 1 BayDSG vorausgesetzte Gefahrensituation beurteilt wird, siehe näher Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Videoüberwachung durch bayerische öffentliche Stellen, Orientierungshilfe, Stand 2/2020, Rn. 46 ff., im Internet abrufbar auf https://www.datenschutz-bayern.de in der Rubrik „Datenschutzreform 2018 – Orientierungs- und Praxishilfen – Videoüberwachung (Art. 24 Bayerisches Datenschutzgesetz“).
Das nachfolgende Formblatt dient der Erstellung einer solchen Vorfallsdokumentation. Die Vorfallsdokumentation wird vor Beginn der Maßnahme anhand bekannter Vorfälle aus der Vergangenheit erstellt und dann laufend nachgeführt. Einzutragen sind:
•	unter „Allgemeine Angaben“ der Verantwortliche und der Standort der Videoüberwachungsanlage (z. B. „Schwimmbad …“) mit Anschrift und/oder Flurstücksnummer zum Zweck der Identifizierung. Die Ausgestaltung der Videoüberwachungsanlage wird in Teil 3 des vom Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz bereitgestellten Formulars „Prüfbogen für eine Videoüberwachung durch eine bayerische öffentliche Stelle“ erläutert (Verfügbarkeit im Internet siehe oben);
•	unter „Vorfälle“ die einzelnen Ereignisse, welche nach Auffassung des Verantwortlichen für eine Gefahrensituation von Bedeutung sein sollen.
o	Neben dem Datum ist auch die Uhrzeit genau anzugeben, weil die Erforderlichkeit von Tageszeiten abhängig zu beurteilen sein kann.
o	Für den Ort wird jedenfalls bei einer Anlage mit mehreren Kameras der Verweis auf eine entsprechende Markierung im Lageplan empfohlen. Eine verbale Beschreibung muss vergleichbar genau ausfallen (z. B. „bei dem Altpapiercontainer“).
o	Die schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls soll lediglich eine grobe Orientierung geben und eine Einordnung nach dem betroffenen Rechtsgut ermöglichen (z. B. „großflächige Farbschmiererei an der Mauer zum Grundstück Rosengasse 8“).
o	Besonders wichtig ist die Angabe Relevanz für Kamera Nr. …, weil die Erforderlichkeit für jede einzelne Kamera gesondert zu beurteilen ist.
o	Ein etwa eingetretener Schaden ist nach Art und Höhe zu benennen (z. B. „Sachschaden, 2.500 Euro“).
o	Der Verweis auf den Fundort von Unterlagen soll die Möglichkeit eröffnen, die Angaben im Formblatt näher zu belegen. Geeignete Unterlagen sind insbesondere Vermerke von Beschäftigten, Anzeigen bei der Polizei, Ermittlungsberichte der Polizei, Meldungen an eine Versicherung, Schreiben an Schädigerinnen oder Schädiger, Belege über Reparaturen, auch Arbeitszettel eines gemeindlichen Bauhofs. Werden Kopien zum Anlagenakt genommen, sind darin enthaltene personenbezogene Daten in der Regel zu schwärzen.
o	Schließlich sind für Vorfälle während des Betriebs der Erfolg oder die Wirkung der Videoüberwachung zu dokumentieren. Hier ist insbesondere anzugeben, wenn auf Grund der Videoüberwachung ein „laufender“ Vorfall unterbunden werden konnte oder für den Vorfall Verantwortliche festgestellt werden konnten.

1. Allgemeine Angaben
Verantwortlicher (Bezeichnung, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der öffentlichen Stelle)
     	
Standort der Videoüberwachungsanlage
     	

2. Vorfälle
Vorfall 1
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 2
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 3
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 4
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 5
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 6
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 7
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 8
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 9
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung
     	
Vorfall 10
Datum und Uhrzeit des Vorfalls
     	Ort des Vorfalls
     	
Schlagwortartige Bezeichnung des Vorfalls
     	
Relevanz für Kamera Nr.
     	Schaden (Art und ggf. Höhe)
     	
ggf. Fundort Unterlagen
     	
ggf. Erfolg/Wirkung der Videoüberwachung